Wer Mitarbeiter nach Österreich entsendet, steht vor einem dichten Regelwerk: Meldepflichten vor Arbeitsbeginn, Mindestlohneinhaltung nach österreichischen Kollektivverträgen, A1 Bescheinigung und Sozialversicherungsunterlagen am Einsatzort sowie im Wiederholungsfall Strafen bis zu € 250.000. Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen aus Deutschland, der Schweiz und dem übrigen DACH-Raum, die Mitarbeiter vorübergehend in Österreich einsetzen wollen und erklärt Schritt für Schritt, was eine rechtskonforme Entsendung nach Österreich ausmacht.
- Was ist eine Entsendung?
- ZKO3-Meldepflicht: Vor Arbeitsbeginn, nicht danach
- A1 Bescheinigung: Sozialversicherung im Griff
- Mindestlohn und österreichischer Kollektivvertrag
- Lohnunterlagen am Einsatzort
- Lohnsteuer: Wer zahlt was?
- Strafen und Haftung nach LSD-BG
- Besonderheit: Nicht-EU-Bürger entsenden
- Checkliste für DACH-Unternehmen
- Häufige Fragen (FAQ)
Was ist eine Entsendung?
Eine Entsendung ist, vereinfacht gesagt, der vorübergehende Einsatz von Mitarbeiter:innen in einem anderen Staat, damit ein Unternehmen dort einen Auftrag erfüllen kann. Dabei bleibt der „normale“ Arbeitsort und Arbeitgeber im Herkunftsland bestehen: Die entsandten Personen arbeiten weiter für ihren ursprünglichen Arbeitgeber, werden aber zeitlich befristet in Österreich oder in ein anderes DACH-Land geschickt, um dort konkrete Leistungen zu erbringen. Typisch ist etwa ein deutsches Bauunternehmen, das sein Team für einige Monate auf eine Baustelle nach Österreich schickt, oder ein Schweizer IT-Dienstleister, der Projektmitarbeitende vorübergehend bei einem Kunden in Deutschland einsetzt.
Entscheidend für die Einordnung als Entsendung ist, dass der Aufenthalt wirklich zeitlich begrenzt ist und ein Rückkehrwille in den ursprünglichen Staat besteht – bei sehr langen oder dauerhaften Einsätzen spricht man rechtlich eher von Versetzung ins Ausland, mit anderen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen. Zugleich bleibt der entsendende Arbeitgeber in der Verantwortung: Er muss prüfen, welches Arbeitsrecht gilt, welche Mindestentgelte im Einsatzstaat einzuhalten sind und welche sozialversicherungsrechtlichen Regeln greifen.
ZKO3-Meldepflicht: Vor Arbeitsbeginn, nicht danach
Jede Entsendung nach Österreich muss vom ausländischen Arbeitgeber vor der Arbeitsaufnahme elektronisch bei der Zentralen Koordinationsstelle des Bundesministeriums für Finanzen (ZKO) gemeldet werden, über das Formular ZKO3. Nachträgliche Meldungen sind keine Meldungen im gesetzlichen Sinn und lösen Strafen aus.
Die ZKO3-Meldung muss folgende Angaben enthalten:
- Name, Adresse, UID-Nummer und Gewerbeberechtigung des Arbeitgebers
- Namen, Geburtsdaten, Sozialversicherungsnummern und Staatsangehörigkeit der entsandten Mitarbeiter
- Beginn, voraussichtliche Dauer und Ort der Beschäftigung in Österreich
- Entgelt der einzelnen Arbeitnehmer
- Ansprechperson in Österreich (aus dem Kreis der Entsandten oder ein inländischer Parteienvertreter, z. B. ein Steuerberater)
Bei wiederkehrenden Entsendungen an denselben österreichischen Auftraggeber können sogenannte Rahmenmeldungen für bis zu 6 Monate erstattet werden. Das erspart bei laufenden Projekten erheblichen Verwaltungsaufwand.
Eine Abschrift der ZKO3-Meldung muss während des gesamten Einsatzes am Arbeitsort physisch oder elektronisch verfügbar sein.
A1 Bescheinigung: Sozialversicherung im Griff
Für jeden entsandten Mitarbeiter ist am Einsatzort die A1 Bescheinigung (oder das ältere E101-Formular) bereitzuhalten. Die A1 Bescheinigung belegt, dass der Arbeitnehmer weiterhin im Entsendestaat, also z. B. in Deutschland oder der Schweiz, sozialversichert ist und in Österreich keine Sozialversicherungspflicht entsteht.
Liegt keine A1 Bescheinigung vor und kann auch nicht nachgewiesen werden, dass der Antrag gestellt wurde, ist der Arbeitnehmer vor Arbeitsbeginn in Österreich bei der ÖGK anzumelden. Das bedeutet: Im Zweifel entsteht eine doppelte Sozialversicherungspflicht, einmal im Heimatstaat, einmal in Österreich.
Beantragung der A1 Bescheinigung für entsandte Arbeitnehmer:
- Deutschland: Beim zuständigen deutschen Sozialversicherungsträger (gesetzliche Krankenkasse für SV-pflichtige Arbeitnehmer, Deutsche Rentenversicherung oder DVKA für Selbständige)
- Schweiz: Beim kantonalen Ausgleichsfonds (AHV-Ausgleichskasse)
- Österreich (für von Österreich entsendete): Bei der ÖGK bzw. SVS für Selbständige
Die A1 Bescheinigung gilt in der Regel für maximal 24 Monate. Dauert der Auslandseinsatz länger, ist eine Ausnahmevereinbarung nach Art. 16 VO 883/2004 erforderlich.
Mindestlohn und österreichischer Kollektivvertrag
Entsandte Arbeitnehmer haben Anspruch auf die österreichischen Mindestlöhne und Mindestarbeitsbedingungen für die Dauer ihres Einsatzes. Es gilt derjenige Kollektivvertrag, dem ein vergleichbarer österreichischer Betrieb unterläge. Bei einem deutschen Bauunternehmen, das in Wien eine Baustelle betreibt, gilt also der Kollektivvertrag Baugewerbe und Bauindustrie Österreich, nicht der deutsche Bautarifvertrag.
In der Praxis bedeutet das konkret:
| Bereich | Was gilt |
|---|---|
| Mindestlohn | Österreichischer KV des jeweiligen Gewerbes |
| Arbeitszeit | Österreichisches Arbeitszeitgesetz (AZG) |
| Überstundenzuschläge | Nach österreichischem KV |
| Urlaub | Österreichisches Urlaubsgesetz (UrlG) |
| Sonderzahlungen | Nach österreichischem KV (z. B. Weihnachts- und Urlaubsgeld) |
Das ausländische Unternehmen muss in der Lage sein, die Einhaltung dieser Bedingungen jederzeit durch Lohnunterlagen nachzuweisen. Zahlt es weniger als den österreichischen Mindestlohn, liegt Unterentlohnung vor. Das ist eine Verwaltungsstraftat mit erheblichen Konsequenzen.
Entsendung nach Österreich geplant?
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Lohnunterlagen am Einsatzort
Eine der häufigsten Ursachen für Strafen bei Kontrollen durch die Finanzpolizei: fehlende oder unvollständige Lohnunterlagen am Einsatzort. Folgende Dokumente müssen während der gesamten Entsendung am Arbeitsort verfügbar sein, physisch oder in lesbarer elektronischer Form:
- Abschrift der ZKO3-Meldung
- A1 Bescheinigung (oder Antragskopie + Bestätigung des Sozialversicherungsträgers)
- Arbeitsvertrag oder Dienstzettel (in Deutsch oder Englisch)
- Lohnzettel
- Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege
- Lohnaufzeichnungen
- Arbeitszeitaufzeichnungen
- Unterlagen zur Lohneinstufung (Nachweis der KV-Eingruppierung)
Ausnahme für Kurzeinsätze: Bei Entsendungen bis zu 48 Stunden (kein Transportbereich) reichen Arbeitsvertrag und Arbeitszeitaufzeichnungen. Die restlichen Unterlagen sind auf Verlangen nachzureichen.
Die Unterlagen können alternativ bei einer österreichischen Zweigniederlassung, einem österreichischen Steuerberater oder Rechtsanwalt aufbewahrt werden, sofern diese Person in der ZKO3-Meldung als Ansprechperson eingetragen ist.
Lohnsteuer: Wer zahlt was?
Die steuerliche Behandlung der Entsendung nach Österreich hängt davon ab, ob eine Entsendung (Werkvertrag) oder eine Arbeitskräfteüberlassung vorliegt und wie lange der Einsatz dauert.
Bei Entsendung (Werkvertrag):
Für kurzfristige Einsätze verbleibt das Besteuerungsrecht in der Regel beim Ansässigkeitsstaat des Arbeitnehmers (z. B. Deutschland), wenn die sogenannte 183-Tage-Regel nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen eingehalten wird. Überschreitet der Aufenthalt 183 Tage im Kalenderjahr oder hat der ausländische Arbeitgeber eine Betriebsstätte in Österreich, hat Österreich das Besteuerungsrecht.
Bei Arbeitskräfteüberlassung:
Hier gilt in Österreich grundsätzlich eine Lohnsteuerpflicht ab dem ersten Tag — unabhängig von der Dauer. Der österreichische Auftraggeber (Beschäftiger) muss 20% der Rechnung als Steuerabzug einbehalten, sofern der ausländische Überlasser keinen Befreiungsbescheid vorweist. Dieser Befreiungsbescheid setzt voraus, dass der ausländische Arbeitgeber freiwillig eine Lohnabrechnung in Österreich durchführt.
Im Baubereich gilt zusätzlich: Der österreichische Beschäftiger kann seit 2026 40% des Werklohns als Haftungseinbehalt für Lohnsteuer und Sozialversicherung des Subunternehmers einbehalten (bis 2025: 25%). Liegt keine Steuer- und SV-Pflicht in Österreich vor, wird der Betrag rückerstattet.
Strafen und Haftung nach LSD-BG
Das Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) ist eines der schärfsten Instrumente Österreichs gegen unfairen Lohnwettbewerb. Die Strafen sind gestaffelt und können schnell existenzbedrohend werden:
| Verstoß | Strafe pro Arbeitnehmer |
|---|---|
| Fehlende ZKO3-Meldung | bis zu € 20.000, Wiederholung bis € 40.000 |
| Fehlende Lohnunterlagen am Einsatzort | bis zu € 20.000, Wiederholung bis € 40.000 |
| Vereitelung von Kontrollen | bis zu € 40.000 |
| Unterentlohnung bis € 100.000 | bis zu € 50.000 |
| Unterentlohnung über € 100.000 | bis zu € 250.000 |
Wichtig: Die Strafen gelten pro Arbeitnehmer und pro Verstoß. Bei 5 entsandten Mitarbeitern mit fehlenden Lohnunterlagen sind das bis zu € 100.000 auf einen Schlag. Zusätzlich haftet bei Unterentlohnung auch der österreichische Auftraggeber, wenn er die Entsendemeldung hätte prüfen können.
Besonderheit: Nicht-EU-Bürger entsenden
Entsendet ein EU-/EWR-Arbeitgeber Mitarbeiter mit Drittstaats-Staatsangehörigkeit (z. B. serbische oder bosnische Staatsangehörige) nach Österreich, ist eine EU-Entsendebestätigung erforderlich. Das AMS stellt diese innerhalb von 2 Wochen nach Einlangen der ZKO3-Meldung aus. Voraussetzung ist, dass die Arbeitnehmer im Entsendestaat rechtmäßig beschäftigt sind und über die Dauer des österreichischen Einsatzes hinaus dort beschäftigt bleiben.
Personen aus Nicht-EU-Staaten (z. B. direkte Entsendung aus Bosnien oder Serbien) benötigen dagegen eine gesonderte Beschäftigungsbewilligung, Schlüsselkraftgenehmigung oder Entsendebewilligung nach österreichischem Ausländerbeschäftigungsgesetz. Das ist ein grundlegend anderes Verfahren und der Kernbereich der Leistungen auf unserer bosnischen Detaschman-Seite.
Checkliste für DACH-Unternehmen
- ZKO3-Meldung vor Arbeitsbeginn eingereicht? (online über das BMF-Formularservice)
- A1 Bescheinigung für alle Mitarbeiter vorhanden oder Antrag nachweisbar?
- Österreichischen Kollektivvertrag für das betreffende Gewerbe geprüft und Mindestlohn eingehalten?
- Lohnunterlagen am Einsatzort oder bei der Ansprechperson verfügbar (Deutsch oder Englisch)?
- Drittstaatsangehörige im Team? EU-Entsendebestätigung beantragt?
- Lohnsteuer im Griff? Bei Überlassung: Befreiungsbescheid oder 20% Abzug koordiniert?
- Wiederholte Entsendungen geplant? Rahmenmeldung für bis zu 6 Monate erwägt?
Nein — eine ZKO3-Meldung kann mehrere Mitarbeiter umfassen, solange sie zum selben Einsatz bei demselben Auftraggeber gehören. Bei unterschiedlichen Auftraggebern oder Einsatzorten sind separate Meldungen erforderlich. Für wiederkehrende Einsätze zum selben Auftraggeber können Rahmenmeldungen für bis zu 6 Monate gestellt werden.
Liegt die A1 Bescheinigung noch nicht vor, kann als Überbrückung eine Bestätigung des Sozialversicherungsträgers mitgeführt werden, dass der Antrag gestellt wurde. Das schützt vor Beanstandungen bei Kontrollen. Die A1 Bescheinigung sollte idealerweise vor Entsendungsbeginn beantragt werden, da die Bearbeitungszeit je nach Kasse mehrere Wochen betragen kann.
Maßgeblich ist die Tätigkeit, die in Österreich ausgeübt wird — nicht die Branche, in der das entsendende Unternehmen im Heimatstaat tätig ist. Ein deutsches IT-Unternehmen, das Techniker zur Maschineninstallation nach Österreich schickt, muss z.B. den österreichischen Metallgewerbe-KV prüfen. Die WKO veröffentlicht aktuelle Kollektivverträge unter wko.at/kollektivvertrag.
Die 183-Tage-Regel des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland–Österreich gilt grundsätzlich für Entsendungen (Werkverträge). Bei Arbeitskräfteüberlassung greift sie nicht — dort besteht die Lohnsteuerpflicht in Österreich ab dem ersten Tag. Entscheidend ist also die korrekte Einordnung als Entsendung oder Überlassung. Im Zweifel lohnt sich eine Vorabklärung mit einem Steuerberater.
Eine direkte Entsendung aus Bosnien oder Serbien nach Österreich ist möglich, erfordert aber Beschäftigungsbewilligungen nach dem österreichischen Ausländerbeschäftigungsgesetz. Eine häufig gewählte Alternative ist die Entsendung über eine EU-ansässige Firma (z. B. in Kroatien), was die Formalitäten durch die EU-Entsendebestätigung erheblich vereinfacht. Team23 unterstützt bei beiden Wegen.
