Reisekosten absetzen klingt simpel, bis das Finanzamt prüft. Ob ein Bauleiter eine Woche auf einer Baustelle in Graz arbeitet, ein SaaS-Gründer zum Investorengespräch nach München fliegt oder ein Elektriker täglich verschiedene Einsatzorte abfährt: Die Spielregeln, wann etwas als steuerlich absetzbare Geschäftsreise gilt, sind in Österreich klarer als viele denken. Und seit 2025 lässt sich deutlich mehr absetzen als bisher. Die Pauschalen wurden spürbar erhöht.
In diesem Artikel erklären wir, welche Reisekosten Unternehmer und Selbständige 2026 absetzen können, wie eine ordnungsgemäße Spesenabrechnung aussieht, was die aktuellen Tagessätze sind, und welche typischen Fehler bei der Abrechnung teuer werden können.
📋 Inhaltsverzeichnis
Was gilt als Dienstreise?
Bevor irgendetwas abgesetzt werden kann, muss die Fahrt erst als beruflich veranlasste Reise anerkannt werden. Das klingt selbstverständlich, ist in der Praxis aber die häufigste Fehlerquelle.
Eine steuerlich anerkannte Dienstreise liegt vor, wenn alle drei folgenden Punkte erfüllt sind:
- Beruflicher Anlass: Die Reise muss eindeutig betrieblich veranlasst sein. Kundenbesuch, Baustelle, Messe, Lieferantengespräch, Konferenz.
- Entfernung vom Mittelpunkt der Tätigkeit: Der gewöhnliche Arbeitsort wird verlassen. Wer jeden Tag zum selben Kunden fährt, reist irgendwann nicht mehr, dazu gleich mehr.
- Keine bloße Fahrt Wohnung–Arbeitsort: Der klassische Arbeitsweg ist keine Dienstreise, sondern Pendlerverkehr.
Das Finanzamt schaut sich vor allem an, ob ein Einsatzort zum „weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit“ geworden ist. Wer als Installateur drei Monate lang täglich dieselbe Baustelle anfährt, hat dort seinen Tätigkeitsmittelpunkt und verliert damit den Anspruch auf Tagesgelder für genau diese Strecke.
Reisekosten für Einzelunternehmer vs. GmbH-Geschäftsführer
Hier trennen sich die Wege steuerlich und das wird in der Praxis häufig falsch gehandhabt.
Einzelunternehmer & Personengesellschafter setzen Reisekosten direkt als Betriebsausgaben ab. Es können tatsächliche Kosten (Bahn, Hotel, Flug) oder die amtlichen Pauschalen angesetzt werden, je nachdem, was höher ist bzw. was sich nachweisen lässt.
GmbH-Geschäftsführer bekommen Reisekostenersätze vom Unternehmen bezahlt. Diese sind lohnsteuerfrei, solange sie die amtlichen Sätze nicht überschreiten. Werden höhere Beträge erstattet als die Pauschalen erlauben, gilt der Mehrersatz als lohnsteuerpflichtiger Bezug, oder schlimmer: Bei Gesellschafter-Geschäftsführern droht die Qualifikation als verdeckte Ausschüttung. Das ist ein klassischer GPLB-Prüfungspunkt.
Praxisbeispiel Baufirma: Ein Gesellschafter-GF fährt für ein 3-Tage-Projekt nach Innsbruck – Hotel und Fahrt kosten zusammen 680 €. Die GmbH erstattet genau das. Kein Problem, solange alles dokumentiert ist und die Pauschalgrenzen nicht überschritten werden. Würden 1.200 € ohne Belege erstattet, riskiert man bei der nächsten GPLB eine Nachforderung samt Zuschlägen.
Die aktuellen Pauschalen
Seit 2025 gelten in Österreich deutlich höhere Sätze.
Taggelder Inland (Tagespauschale Dienstreise)
| Reisedauer | Taggeld |
|---|---|
| Mehr als 3 bis 12 Stunden | anteilig, pro angefangene Stunde 2,50 € |
| Mehr als 12 bis 24 Stunden (voller Tag) | 30,00 € |
| Nächtigungsgeld (ohne Beleg) | 17,00 € |
Kilometergeld 2026
| Fahrzeug | Pro km |
|---|---|
| PKW / Kombi | 0,50 € |
| Motorrad / Moped | 0,25 € |
| Fahrrad | 0,25 € |
| Mitfahrer (Zuschlag) | + 0,15 € |
Das Kilometergeld gilt ab dem ersten Kilometer für Fahrten mit dem Privatfahrzeug zu beruflichen Zwecken. Maximum: 30.000 km pro Jahr pro Fahrzeug. Für Firmenfahrzeuge werden stattdessen die tatsächlichen Kosten (Treibstoff, Wartung, AfA) abgesetzt.
Auslandstaggelder
Für Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Sätze: Deutschland 35,80 €/Tag, Schweiz 45,00 €/Tag. Die vollständige Liste veröffentlicht das BMF jährlich. Mehr Info dazu.
Was zählt zu den absetzbaren Reisekosten?
Folgende Kosten sind als Betriebsausgaben absetzbar, sofern beruflich veranlasst:
- Fahrtkosten: Bahn, Flug, Mietwagen, Taxi, Kilometergeld für Privatfahrzeug
- Nächtigungskosten: Hotelrechnung oder Nächtigungspauschale (17 €/Nacht ohne Beleg)
- Tagesgelder (Taggeld): Verpflegungsmehraufwand nach obiger Tabelle
- Nebenkosten: Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, beruflich notwendige Kommunikation (Roaming etc.)
Nicht absetzbar, oder nur teilweise:
- Privater Anteil einer gemischten Reise (z.B. Konferenz + Urlaub danach): nur der berufliche Anteil
- Luxusaufenthalte, die klar über das betrieblich Notwendige hinausgehen
- Bewirtungskosten: nur 50% absetzbar, mit eigenen Formvorschriften
Spesenabrechnung: So sollte es aussehen
Die Spesenabrechnung, also die strukturierte Aufzeichnung aller beruflichen Reisekosten ist das Herzstück der Reisekostendokumentation. Eine vollständige Reisekostenabrechnung enthält:
- Name des Reisenden
- Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende der Reise
- Reiseziel und beruflicher Zweck
- Fahrtkosten: km-Anzahl, Fahrzeugtyp, Kilometergeld oder tatsächliche Kosten (km Stand Begin-Ende, Zweck der Reise)
- Taggeld: Abwesenheitsdauer in Stunden, angewendeter Tagessatz
- Belege für Übernachtungen, Tickets, sonstige Ausgaben
Bei Reisekosten für Selbständige gilt: Die Spesenabrechnung ist Teil der laufenden Buchhaltung und dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt. Für Arbeitnehmer geht sie an den Arbeitgeber, der steuerfreie Beträge direkt über die Lohnabrechnung erstattet.
Tipp: Auch Reisekosten für Weiterbildungen und Schulungen sind grundsätzlich absetzbar – Fahrtkosten, Taggeld, Übernachtung. Das gilt für Arbeitnehmer als Werbungskosten und für Selbständige als Betriebsausgabe.
Praxisbeispiele
Beispiel 1: SaaS-Startup, Geschäftsführer fliegt nach Berlin
Ein österreichischer SaaS-Gründer fliegt als GmbH-GF für zwei Tage nach Berlin zu einem Enterprise-Kunden. Kosten: Flug 210 €, Hotel 180 €, U-Bahn 12 €.
- Flug + Hotel + U-Bahn: 502 € als Betriebsausgabe (mit Belegen)
- Taggeld: 2 volle Tage × 35,80 € (Deutschland) = 71,60 € zusätzlich, ohne Beleg, einfach pauschal
- Gesamt absetzbar: 573,60 €
Entscheidend: Zweck der Reise, Gesprächspartner und Datum müssen im Reiseprotokoll festgehalten sein. Eine kurze Notiz in der Buchhaltung reicht – aber sie muss da sein.
Beispiel 2: Elektrotechnikbetrieb, Monteur auf verschiedenen Baustellen
Eine GmbH schickt einen Monteur eine Woche lang täglich zu wechselnden Baustellen rund um Linz. Er fährt mit dem Privatfahrzeug.
| Tag | km | Kilometergeld |
|---|---|---|
| Montag | 38 km | 19,00 € |
| Dienstag | 52 km | 26,00 € |
| Mittwoch | 61 km | 30,50 € |
| Donnerstag | 44 km | 22,00 € |
| Freitag | 29 km | 14,50 € |
| Gesamt | 224 km | 112,00 € – lohnsteuerfrei |
Wäre der Monteur jedoch drei Monate lang täglich zur selben Baustelle gefahren, wäre das ab einem bestimmten Zeitpunkt kein Reisekostenersatz mehr, sondern ein steuerpflichtiger Bezug.
Die 4 häufigsten Fehler bei der Spesenabrechnung
1. Keine oder unvollständige Dokumentation
Das Finanzamt akzeptiert Reisekosten nur mit Nachweis: Datum, Ziel, beruflicher Anlass, Dauer. Fehlende Aufzeichnungen führen direkt zur Streichung, auch wenn die Reise eindeutig beruflich war.
2. Immer gleicher Einsatzort = kein Taggeld mehr
Wer regelmäßig zum selben Kunden oder zur selben Baustelle fährt, verliert den Anspruch auf Tagesgelder, sobald dieser Ort zum Tätigkeitsmittelpunkt wird. Faustformel: Spätestens nach 6 Monaten kritisch prüfen.
3. Mischfahrten nicht aufteilen
Wer auf dem Weg zu einem Lieferanten einen Privattermin einschiebt, muss das klar trennen. Gemischte Fahrten, bei denen der Privatanteil nicht dokumentiert ist, werden komplett gestrichen.
4. GmbH-GF erstattet sich zu viel
Überhöhte Reisekostenersätze an den Gesellschafter-Geschäftsführer sind ein Prüfungsklassiker. Alles über den amtlichen Pauschalen ist lohnsteuerpflichtig – oder wird als verdeckte Ausschüttung umqualifiziert, was KÖSt-Nachzahlungen und KESt nach sich zieht.
Fazit
Die erhöhten Pauschalen ab 2025 sind eine echte Verbesserung, aber nur wer sie kennt und korrekt über die Spesenabrechnung dokumentiert, profitiert davon. Gerade für Bauunternehmen, Montage- und Technikbetriebe sowie wachsende Startups, die häufig reisen, summieren sich korrekt abgerechnete Reisekosten schnell auf mehrere tausend Euro Steuerersparnis pro Jahr. Wenn unklar ist, ob die aktuelle Abrechnungspraxis einer Betriebsprüfung standhält, wir schauen uns das gemeinsam an. Kontaktiere uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
Häufige Fragen (FAQ)
Was gilt in Österreich als steuerlich anerkannte Dienstreise?
Eine Dienstreise ist steuerlich anerkannt, wenn sie beruflich veranlasst ist, der gewöhnliche Arbeitsort verlassen wird und es sich nicht um eine bloße Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte handelt. Wird derselbe Einsatzort über längere Zeit regelmäßig angefahren, gilt er als weiterer Tätigkeitsmittelpunkt und der Anspruch auf Tagesgelder entfällt.
Wie hoch ist das Taggeld für Dienstreisen in Österreich 2026?
Ab 2025 beträgt das Taggeld für Inlandsdienstreisen 2,50 Euro pro angefangener Stunde, maximal 30,00 Euro pro vollem Tag. Das Nächtigungsgeld ohne Beleg liegt bei 17,00 Euro. Für Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Sätze, etwa rund 35,80 Euro pro Tag für Deutschland und 45,00 Euro für die Schweiz.
Wie hoch ist das Kilometergeld in Österreich 2026?
Das amtliche Kilometergeld für PKW beträgt ab 2025 0,50 Euro pro Kilometer. Für Motorräder und Mopeds sind es 0,25 Euro, für Fahrräder ebenfalls 0,25 Euro; für jeden mitgenommenen Mitfahrer gibt es einen Zuschlag von 0,15 Euro pro Kilometer. Das Kilometergeld kann für maximal 30.000 Kilometer pro Jahr und Fahrzeug beansprucht werden.
Werden für Kilometergeld und Taggeld Belege benötigt?
Für Kilometergeld und Taggeld sind keine Kassenbelege erforderlich, da es sich um Pauschalen handelt. Es müssen jedoch Aufzeichnungen vorliegen (Datum, Abfahrts- und Ankunftsort, Reisezweck, gefahrene Kilometer), sonst erkennt das Finanzamt die Pauschalen nicht an.
Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten und Spesenabrechnung?
Reisekosten sind die tatsächlichen Aufwendungen einer beruflich veranlassten Reise, also etwa Fahrtkosten, Unterkunft und Verpflegung. Die Spesenabrechnung ist die strukturierte Zusammenstellung dieser Kosten und dient als Nachweis gegenüber Arbeitgeber oder Finanzamt.
Können GmbH-Geschäftsführer Reisekosten steuerfrei ersetzt bekommen?
GmbH-Geschäftsführer können Reisekosten steuerfrei ersetzt bekommen, solange die Ersätze die amtlichen Pauschalsätze nicht überschreiten. Übersteigende Beträge gelten als lohnsteuerpflichtiger Bezug; bei Gesellschafter-Geschäftsführern kann zudem eine verdeckte Ausschüttung angenommen werden.
